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Documentos privados

 

Este módulo de acceso simple se encuentra dentro de la Sección Contenido. Se utiliza para almacenar documentos privados que se podrán enlazar como parte de la estructura de un determinado contenido. Se denominan privados porque para su descarga se necesita tener autorización, bien de forma individual o bien por pertenencia a un determinado grupo como se verá más adelante es este mismo capítulo.

 

Íntimamente relacionado con este módulo, está el de Categorías dentro de la misma Sección de Contenido. Cada Documento privado debe clasificarse obligatoriamente dentro de una Categoría, veremos en este capítulo por tanto la ficha de ambos módulos:

 

La ficha para la creación o edición de una Categoría consta solamente de un único campo:

 

  • Nombre: título de la Categoría. Obviamente es obligatorio y no puede estar duplicado.


 

Los documentos privados no se gestionan del mismo modo que los documentos públicos, por tanto, no tienen asociados un directorio de carpetas sino que siguen el flujo de trabajo típico de webControl. Lo que sí mantienen igual que los documentos públicos es la gestión de versiones.

 

La ficha para la creación o edición de un Documento privado consta de los siguientes campos:

 

  • Título: título del Documento privado. En el front del portal, es el texto que aparece cuando se accede a la página de descarga del documento privado.
  • Palabras clave: una o más palabras utilizadas en los buscadores como filtros. Hay que tener en cuenta las precauciones que se indicaron en el capítulo de Flujo de trabajo con respecto a las palabras clave. Lo recomendable es indicar sólo una palabra.
  • Categoría: campo obligatorio que se utiliza para categorizar un documento privado. El valor se selecciona de un desplegable donde se listan todas las Categorías que se han creado para el portal. Si no se ha creado ninguna Categoría, no se podrán crear Documentos privados
  • Fecha: la fecha de creación (o de la última versión) del Documento privado.
  • Descripción: información adicional sobre el documento que también se verá en la página de descarga del documento.
  • Permisos: en este apartado se indicarán los usuarios que tendrán autorización para descargarse el documento privado. Puede autorizarse por:
    • Colectivo o grupo: existen 3 colectivos a los que es posible autorizar: PAS, PDI y Alumnos.
    • Usuarios UCA: se puede también otorgar permiso de forma individual a distintos usuarios introduciendo en este campo su cuenta uDNI
  • Nuevo documento: fichero de documento que debe subirse desde el ordenador local del usuario. Puede ser de distintos tipos.
  • Comentario: descripción de los detalles de la versión del documento. Es información interna, no aparece en la página de descarga del documento.
  • Portada: fichero de imagen de pequeñas dimensiones que aparecerá en la página de descarga del documento. Si no se carga ninguna imagen en este campo, aparece una imagen por defecto.

 

Si se está editando el registro de documento privado, se mostrará también un listado de las versiones del documento, dichas versiones no se podrán modificar, lo único que se podrá hacer es seleccionar la versión activa y previsualizar el documento asociado a la versión en el navegador. También se verá un listado de los contenidos en los que está siendo utilizado dicho documento.


Es importante indicar también que en el front del portal, cuando un usuario quiera descargar un Documento privado, le saldrá un formulario solicitándole su nombre de usuario (uDNI) y su contraseña, además de un Captcha para reforzar la seguridad.

 

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